Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.
Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.
Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.
Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.
Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.
Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).
Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:
Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый - подготовка, второй - непосредственно сама прошивка, третий - заверение готового документа.
Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.
Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.
Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.
Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. "Для чего это нужно?" - спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.
При проставлении нумерации нужно помнить правила:
Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.
Перед тем следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.
При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.
Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.
Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.
Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.
Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее - 1, среднее - 2, нижнее - 3.
Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.
Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.
Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.
Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, - прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.
Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.
На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая - на записку.
Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.
Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер - до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.
Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.
Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.
30/05/05, Foxa02/04/06, Элениэль
Сама не ношу больше серег, у меня по 2 дырки в каждом ухе, сейчас зарастают. Но! У самой обаятельной и привлекательной Эмика Ли по три дырки в каждом ухе! Ей идет! (обожаю Эми) :)
03/04/06, Kelemvor
Антиромантик, ну с чего вы взяли, что 3 дырки-это вред здоровью? У меня проколы за неделю зажили-и никаких неприятностей. Собираюсь сделать еще 3, если влезет, так как пробивать хрящ опаснее, чем просто кожу, да и серьги подбирать, чтобы сочетались нелегко.
03/04/06, Пассажир
Вообще-то, тату, как по мне, прикольней, но, пирсинг тоже пойдет... лучше, конечно, не в ухе, а, пооригинальней чего... в любом случае, лучше уж три в ухе, чем одна в голове.. :)))
10/04/06, Хыть
У меня 3 дырки в правом ухе, 2 из них проколола после того, как курсовую защитила, в тот же день - надо было сделать что-то очень бессмысленное, но приятное, дабы стресс снять:) Ну и я даже не знаю, они мне не мешают, не помогают, как выглядят - нравится, дыркой в голове тоже вроде не страдаю... так что пусть будут.
10/04/06, Askory
Смотрится это красило. Я вот тоже хотела себе сделать, но передумала, в силу обстоятельств не смогла, а теперь уже не хочется. Правда раньше так ходило не столько много людей, в итоге люди с 3 дырками в ухе выделялись. А сейчас каждый четвертый... Но все равно нравится мне, когда у когго-нибудь проколоты ушии, язык, губа.
10/04/06, ImMoRtAl DeAtH
Я обожаю..Это самое оно..когда не все ухо истыкано и не по одной..у меня у самой три в одном))Так что классно
18/08/06, 3 Sofia 3
Да, это самый совершенный способ. У меня теперь в одном ухе одна, а в другом - три! Симпатично смотрятся, особенно сережки со стразами. По-моему, это свежо и модно.
12/09/06, Lamenta
А что за наезды-то, я не пойму? И при чём тут мозг, милейшая?:) Я вот скоро снова пойду левое ухо прокалывать, у меня там пока две серьги. Насчёт четвёртой подумаю. Насчёт 23-х уже подумала - слишком много и глупо. А три вот самое то, типа оптимального варианта, да и идёт не всем, а кому идёт, очень классно смотрится.
14/01/07, Коди
У меня в левом ухе 3 дырки - аккуратненькие, ухоженные дырочки. А в правом - одна. И делать больше - это уже глупо. У меня в левом ухе в 2-х дополнительных дырочках - либо серебряные колечки, либо золотые гвоздики, а в основные дырки я чего только не вставляла - один раз умудрилась туда вставить булавку английскую, при этом случайно не туда попала и расширила невольно дырочку)) Но потом все стало опять нормально:) Это очень красиво выглядит, если у девушки дырки не опухшие и не загноившиеся - тут уж зависит от работы мастера и от вас самих, девушки! А так это всем нравится:)
14/01/07, красотка
А у меня в хряще уха три дырки)) В них три колечка. Это мой последний пирсинг, я его сделала 3 месяца назад. В этом же ухе в мочке 2 дырки... А во втором ухе в мочке 3 дырки. Так что у меня два раза по три дырки в ухе, можно сказать)
19/03/07, Wildflower
Не знаю, как три - но две очень классно! У меня пока всего по одной, но я хочу сделать ещё по одной в каждом ухе. Думаю над этой темой - просто у меня не очень хорошие воспоминания связаны с первым прокалыванием ушей, поэтому я побаиваюсь. У некоторых моих знакомых есть две дырки, мне кажется, очень прикольно. Три тоже ничего, но не думаю, что я бы стала делать. Две прикольнее! =)
06/10/07, Wildflower
Сегодня сделала вторую дырку в каждом ухе =))) Смотрится ОЧЕНЬ красиво. В принципе я подумала и решила, что хотела бы третью, но мужик, который прокалывал, сказал, что не получится. Не влезут. Ну ничего страшного. Зато я где-нибудь через год проколю трагус. =) И пожалуй на этом я остановлюсь, я не тот человек, который станет делать пирсинг на лице. Я не осуждаю это, напротив, это даже красиво, но мне как-то не по приколу, если разонравится, остаться с шрамом на морде. :-)
29/05/08, Zabila
Ну и нормально) У меня по три в каждом ухе. Вдеваю в них маленькие аккуратненькие гвоздики, и все прерасно) Никаких неудобств и смотрится приятно) Так считаю я и окружающие) Хотя конечно, если носить по три разные огромные сережки в каждом ухе, будешь выглядеть как пират или прости... Господи.
09/06/08, Vivienne
Дырки в ухе - это прикольно))) У меня в левом их аж 5 штук! Сама прокалывала.. Очень красиво смотрится, как мне кажется, да и не только мне, всем моим друзьям нравится... Даже мама была не против... Хотя кто ее будет спрашивать?))
30/10/08, zеленоглаzая
мне - нравится! у меня в одном ухе 3 дырке. мне кажется, это смотрится стильно, если не пихать туда огромных и ярких сережек. гвоздики или маленькие колечки - и смотрится офигительно. думаю, слишком увлекаться пирсингом не нужно - не вижу никакой красоты, когда дырок 10, а вот 3 - самое то.
05/11/08, Kanae
у меня в каждом ухе по три дырки=) на мой взгляд красиво смотрится, вот. поэтому пишу в эту колонку) Пы. Сы. хочу ещё%))
29/03/09, Драмка
А мне нравится.У меня у самой на правом 3 дырки,а на левом 2,и нечего в этом плохого нету!!!Вот по одной на каждом ухе прокалывали в детстве,а остальные сама и подруга.Никаких последствий,и плюс зачем тратить деньги в салоне,когда просто взял сережку тыкнул в ухо аккуратно и готово!И никаких денег не придётся отдавать!!!Мне нравится,хотя кому как...
18/04/10, МоРкОвОчКа
Ну если ушки будут выглядеть аккуратно, а не воспаленно-красными, тогда это выглдит весьма красиво=) у самой по 3 дырки в каждом ухе, когда кололи, никаких проблем не было, всё зажило достаточно быстро. Сейчас хочу проколоть еще хрящ, но как то пока боюсь....=)
18/05/10, edinorog89
У меня 6 проколов в теле.Очень красиво.Я только за!
23/09/10, psyche
А у меня одна дырка в ухе) и я девушка) и мне нравится очень) и думаю три дырки было бы тоже красиво)
16/01/11, 172 сантиметра счастья
У меня по одной и мне 12 лет) Но через недельку пойду и сделаю себе в уже ещё три дырки) Чтобы в левом было 3, в правом 2))) Красиво смотрится, но пирсинги в других местах - перебор. Как в 30 лет будет выглядеть пирсинг в губе?о_О а если вставить в ухо аккуратные колечки или гвоздики, всё это довольно мило. Ещё к пирсингу в пупке неплохо отношусь, но на других) Уж больно много с ним сложностей)))
16/01/11, Mi 33
у меня по 3 дырки в каждом ухе, мне нравится) раньше вообще было 5 и 3 и никаких неудобств не ощущала. это не вредит здоровью, если соблюдать гигиену и правильно ухаживать за новым проколом. просто есть люди, у которых даже прокол в ухе заживает по 5 лет, постоянно гноится и болит, а есть такие как я, на которых все как на собаке заживает))
13/02/12, катиа
у меня в левом ухе 3 дырки, в правом одна. проколола в 13 лет в парикмахерской, и не жалею об этом!))) когда дома папа увидел, хлопнул меня по голове:(думаю, может в правом сделать еще одну дырку. когда ношу серьги в основных дырках, то их почти не видно, потому что мастер проколол их слишком близко к голове(((ношу "цыганские" серьги и две небольшие. теперь хочу купить два гвоздика с бриллиантами, вместо тех маленьких серёг)) но всё таки очень трудно подобрать две пары серёг чтобы они сочетались!!
25/05/12, cherribrendi
я пока еще не проколола вторую и третью дырки в ухе (хочу проколоть хрящик и мочку второй раз), но думаю, что это красиво и необычно, поэтому люблю 3 дырки в ухе.
11/10/12, Дайнилараскуриэн
Это наш ответ мужчинам, которые только одно ухо прокалывают либо для красоты, либо в знак чего-то там. Женщина с одной серьгоё в ухе всё-таки несколько странно смотрится, хотя и имеет право, а вот если в левом ухе три серьги носит, а в правом, допустим, одну то это необычно, оригинально, прикольно, даже порой и креативно смотрится. В общем, люблю необычные образы.
13/04/13, Обыкновенная
А мне тоже крышу снесло недавно.Пошла и слелала себе +2 дырки в левом ухе.Теперь их там 3. В новые дырки я вставила простые серебряные колечки.Мне это нравится. 2 в одном ухе - как-то неполноценно,больше 3-не всегда красиво.А вот 3 - самое то.Теперь присмотрелась,у кого что с ушами сделано. Иногда вижу девушек, наколовших себе по 3 дырки в каждом уже, и во всех золотые серёжки, гроздьями висят.Я золото не уважаю вообще,а тут просто в осадок выпала.По-моему, это перебор. Обычно дополнительные дырки в ухе указывают на страсть к рок-музыке или какой-то другой вид неформальности. Но в таком случае и серёжки соответствующие - серебряные, стальные, титановые.Некоторым это чертовски идёт.Это способ самовыражения и обозначения себя для распознания себе подобными.Не вижу в этом ничего плохого. Вообще, идея эта у меня появилась после знакомства с одним человеком. А потом он исчез из моей жизни,но я вряд ли забуду его когда-нибудь. И эти 3 серёжки мне о нём напоминают. Ещё одна причина их любить.
14/06/13, AnnFe
По моему,три дырки в ушах-это красиво. Проколола себе вторую дырку в девять лет и до сих пор ношу. Правда,проблема в том,что не все серьги подходят.
31/10/13, Adeliona
Сегодня я проколола вторую дырку в правом ухе,а вот три дырки смотрятся хорошо только на одном ухе.У моей одноклассницы по 3 дырки в каждом ухе,и это выглядит очень тяжело и массивно!
При хранении, обработке или предоставлении документации в те или иные инстанции, люди часто сталкиваются с необходимостью прошивания документов. О том, как правильно выполнять их прошивку и как заверить выполненную работу, расскажет эта статья.
Чаще всего, вопрос касательно того, как прошить документы, возникает при передаче деловых бумаг в органы регистрации или контроля. Правильная подготовка документации включает в себя не только содержание в бумагах актуальной и достоверной информации, соблюдение порядка заполнения, но и, казалось бы, такой незначительный нюанс, как прошивка. На самом деле все не так просто. Сшивание считается максимально надежным способом защиты документации от подделывания. Критерии того, как правильно прошивать и затем заверить документы, включая копии, регламентированы рядом нормативных актов и на то есть причины.
Важно! В результате выполненной ненадлежащим образом прошивки может произойти расформирование документации с последующей подменой отдельных листов. Случись такое, доказать будет практически невозможно, а последствия могут быть катастрофическими.
Не выполненное должным образом прошивание может служить поводом для отказа от принятия документации, а это означает впустую потерянные усилия, время, а зачастую и деньги.
Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги. Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно.
Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:
Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке. Затем с левой стороны, вертикально, соблюдая симметрию, иголкой, шилом или дыроколом делаются три прокола на одинаковом расстоянии друг от друга, как показано на образце:
После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне. Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
Следующий стежок делается по лицевой стороне посредством направления иглы в отверстие №1. Более понятно процесс показан на фото:
Следующим шагом игла пропускается через прокол № 3 по направлению к лицевой стороне пачки, затем делается стежок из отверстия № 3 к отверстию № 2, в итоге иголка выводится на тыльную сторону листов. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:
На бумажный корешок с тыльной стороны наносится клей, затем стикер крепится на задней части, закрывая узел и большую часть нитей, так, чтоб оставались только короткие кончики в 1-2 см. Как это выглядит, показано на фото:
Остается только заверить. Графы заполняются, с указанием количества страниц, даты и подписи лица, производившего прошивание страниц. Часть подписи должна выходить за пределы наклейки. Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация:
На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.
Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается. В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет - можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.
До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.
Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.
О том, как правильно сшить и заверить важные бумаги их копии, расскажет следующее видео:
Post Views: 2 081
В предыдущей статье я говорил про взаимодействие камней со стенкой. Сейчас я покажу как это выглядит в теории.
1) На первом рисунке расположен один камень. Его коридоры влияния видят зеркало (1-ая линия). Это дискретное
зеркало. Как оно работает? Смотрите, на стенке я отметил значками креста, квадрата и круга пункты зеркала, а с другой стороны от зеркала я отметил те пункты, которые видит черный камень, стоящий перед дискретным зеркалом. Особенность заключается в том, что видны только те пункты, которые лежат точно по направлению вектора от камня к пункту на зеркале. Таким образом, камень через пункт «А» видит свое отражение.
При выполнении этого условия влияние камня взаимодействует с отраженным камнем в местах их пересечений. Например, в пункте «А» встречаются сразу четыре направления влияния, а в остальных пунктах (как можно проверить) взаимодействие влияний дает в сумме два.
2) На втором рисунке два камня расположены на 4-ой линии. Два камня объединены между собой без разрывов, будем называть такие образования монада (что-то целое, неделимое). Влияние каждого камня монады рассмотрим отдельно. Камень, отмеченный крестом, видит через свое влияние пункты на зеркале, отмеченные крестами. Строим вектора и помечаем те пункты с другой стороны зеркала, которые видит этот камень так же крестами (отмечены не все пункты, а только необходимые для примера). Аналогичным образом поступим со вторым камнем, используя круг. Видно, что отраженные два камня не попадают в видимую зону. Следовательно, два камня, стоящие на 4-ой линии, не взаимодействуют с отражением и их влияние не усиливается.
3) На третьем рисунке три камня, представляющие монаду, расположены на 4-ой линии. Повторяя анализ видимости пунктов, обнаруживаем, что камни, отмеченные крестом и кругом, видят в отражении (через пункт «В» на зеркале) соответственно отраженные камни отмеченные кругом и крестом. Так как эти камни относятся к одной монаде, то монада из трех камней на 4 линии взаимодействует со свои отражением и усиливает влияние.
4) На четвертом рисунке два камня, которые не составляют монаду расположены на 4-ой линии. Не смотря на то, что они видят попарно отражения друг друга через пункт «С», усиления влияния не происходит, поскольку они не относятся к одной монаде.
Пара примеров того, как зеркало усиливает группу камней. Группой я называю камни, которые попарно имеют между собой дырки (см. определение дырки ниже). 
На втором рисунке показываю то, что не поместилось на первом.
У камней:
Позже будет статья о том, как дефекты типа «дырка» уменьшают влияние. Скоро будет статья по дефектам типа «малое время жизни».
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
Видео — как правильно подшивать дела:
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.
Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:
В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.
После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.
Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:
Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.
Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
Видео — как сшить дело на 4 дырки:
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Видео — образец сшивки документов через уголок:
Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.
Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.
Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:
